La pièce justificative est le point de départ de toute opération en comptabilité. Elle est, donc, un document qui justifie tout mouvement de fonds au sein d`une structure. Elle sert de base pour faire l’enregistrement d’une opération dans un journal.
Sans elle aucune écriture comptable ne peut être constatée. De même, le cas échéant, l'entreprise s'exposerait à un redressement fiscal et, dans les cas les plus graves, à un rejet de sa comptabilité.
Dans ce sens, la traduction comptable des opérations découle de l'interprétation de la pièce justificative.
Les pièces comptables justifiant des recettes :
- une facture émise (Facture de vente);
- un avis de crédit, un bordereau de remise de chèque à l’encaissement;
- un bordereau de versement d’espèce ou à défaut la copie du relevé de banque;
- un reçu (attestation de don, cotisation, prestation, vente).
Les pièces justificatives des dépenses :
- une facture fournisseur (accompagnée du bon de commande, bordereau de livraison, facture pro forma, PV de sélection fournisseur…)
- une quittance (impôt, eau, électricité…)
- une fiche de paie ou fiche d’indemnités
- un ordre de virement émis
- un avis de débit (ou la copie du relevé de banque) pour justifier les frais bancaires prélevés par la banque sur le compte
- une copie de chèque pour l’approvisionnement de la caisse
- un ordre de mission et le rapport de mission pour les frais de mission
Toutefois, le classement des pièces justificatives est important pour bien organiser une comptabilité. De nombreux logiciels permettent le classement automatique des pièces justificatives dématérialisées.
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